Herzlich willkommen!
Bewerbung als Projektkoordinator/in & Backoffice-Allrounder/in
Für Online-Projekte, Kundenbetreuung, Social Media, Funnels und digitale Organisation.
Schön, dass du dich für diese Position interessierst.
Wir suchen eine strukturierte, zuverlässige und mitdenkende Unterstützung auf selbstständiger Basis. Jemanden, der Kundenbetreuung, Organisation, Projektkoordination und Online-Marketing nicht getrennt, sondern als sinnvolles Ganzes versteht – und gerne Verantwortung übernimmt.
Du koordinierst Aufgaben, betreust Kunden und Teilnehmer, hältst offene Punkte aktiv nach und unterstützt uns bei Webseiten, Mailings, Social Media, Funnel-Prozessen und digitalen Tools.
Der klare Schwerpunkt dieser Rolle liegt beim Projekt Endlich Allergiefrei. Ergänzend unterstützt du ausgewählte weitere Firmen und Projekte unserer Unternehmensgruppe.
Über uns
Wir sind eine inhabergeführte Unternehmensgruppe mit mehreren digitalen und dienstleistungsorientierten Marken – unter anderem in den Bereichen Gesundheit, Coaching, Plattformen und Business Services.
Unsere Arbeitsweise ist strukturiert, digital und lösungsorientiert. Wir legen Wert auf klare Abläufe, saubere Kommunikation, schnelle Umsetzung und zuverlässige Zusammenarbeit.
Da mehrere Projekte parallel laufen, suchen wir eine Person, die den Überblick behält, aktiv mitdenkt und dafür sorgt, dass Aufgaben, Kundenanliegen und interne Themen nicht liegen bleiben.
Deine Rolle – kurz erklärt
In dieser Position bist du eine zentrale Ansprechperson für Teilnehmer, Interessenten, Kunden, Teammitglieder und externe Partner.
Du übernimmst Verantwortung dafür, dass operative Themen vorankommen: Du erkennst offene Punkte, priorisierst mit, koordinierst die nächsten Schritte und sorgst dafür, dass Kunden, Teilnehmer und interne Projekte zuverlässig betreut sind.
Diese Rolle ist ideal für dich, wenn du gerne Verantwortung übernimmst, offene Themen aktiv klärst und nicht darauf wartest, dass dir jeder einzelne Schritt vorgegeben wird.
Wir suchen keine reine Aufgaben-Abarbeiterin. Wir suchen eine Person, die mitdenkt, Zusammenhänge erkennt, selbstständig Lösungsvorschläge macht und Dinge konsequent zu Ende bringt.
Deine Hauptaufgaben
Kernaufgaben (firmenübergreifend)
Du unterstützt uns im operativen Tagesgeschäft und übernimmst Schritt für Schritt Verantwortung in verschiedenen Bereichen.
Kundenkommunikation & Betreuung
- Beantwortung von Anfragen per E-Mail, WhatsApp und teilweise Telefon
- Betreuung von Teilnehmern, Interessenten und Kunden mit einem professionellen, sympathischen Auftreten
- telefonisches Onboarding neuer Teilnehmer und Kunden
- eigenständige Einordnung von Kundenanliegen und Vorbereitung passender Lösungen
- Bearbeitung von Rückfragen, Standardanliegen und Reklamationen mit gutem Gespür für Tonalität und Priorität
- aktive Abstimmung mit Team, Coaches oder Geschäftsleitung, wenn Entscheidungen oder Fachinput benötigt werden
- Nachfassen, bis Anliegen wirklich geklärt und abgeschlossen sind
Administration & Koordination
- operative Steuerung wiederkehrender Abläufe im Tagesgeschäft
- Vorbereitung, Prüfung und Verwaltung einfacher Verträge und Unterlagen
- Koordination von Terminen, Deadlines und offenen Aufgaben
- aktive Abstimmung mit Geschäftsleitung, Team, Freelancern, Coaches und externen Partnern
- Pflege von Kundendaten, Teilnehmerdaten und internen Übersichten
- Aufbau und Pflege klarer Ablage- und Dokumentenstrukturen
- Erkennen von Engpässen und Vorschlagen pragmatischer Lösungen
Planung & Organisation
- Mitplanung der wichtigsten Tages-, Wochen- und Monatsprioritäten
- Strukturierung von Aufgaben, Abläufen und Verantwortlichkeiten
- Nachhalten von Deadlines, Fristen und Zusagen
- Erkennen, wenn Aufgaben liegen bleiben oder Informationen fehlen
- aktive Nachfrage bei Teammitgliedern, Freelancern, Speakern oder Kunden
- Unterstützung bei der Organisation von Coachings, Programmen, Webinaren, Online-Kongressen und internen Projekten
- Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsleitung
Digitale Tools & Plattformen
- eigenständige Pflege und Aktualisierung von Webseiten, Landingpages und Formularen
- Aufbau und Pflege von Aufgaben, Projekten und Prozessen in Awork
- Pflege von ActiveCampaign, Bitrix24, Memberspot und Onepage nach Vorgabe
- Vorbereitung, Prüfung und Versand von Mailings und Newslettern
- Qualitätskontrolle von Links, Formularen, Automationen, Zahlungswegen und Kursinhalten
- Erkennen technischer oder inhaltlicher Fehler und aktive Koordination der Korrektur
- Dokumentation wichtiger Abläufe, damit Prozesse wiederholbar und übertragbar werden
Online-Marketing & Social Media
- Mitdenken bei Social-Media- und Kampagnenplanung
- Vorbereitung, Prüfung und Optimierung von Creatives, Texten und Anzeigen
- Koordination von Designern, Video-Editoren und externen Dienstleistern
- einfache Meta-Ads-Schaltungen und Kampagnenpflege nach Einarbeitung
- Kontrolle von Anzeigen, Links, Landingpages und Formularen vor Veröffentlichung
- einfache Auswertung von Kampagnen, Leads und Rückmeldungen
- Erkennen, welche Inhalte funktionieren könnten und welche noch verbessert werden müssen
- Recherche von Themen, Wettbewerbern, Hooks und Content-Ideen
Projektbezogene Aufgaben
Endlich Allergiefrei (ca. 80-90%)
- operative Projektkoordination im Tagesgeschäft
- Betreuung von Teilnehmern, Interessenten und Kunden
- telefonisches Onboarding neuer Teilnehmer
- E-Mail- und WhatsApp-Betreuung
- Nachfassen bei offenen Kundenanliegen, Terminen und Unterlagen
- Koordination von Coachings, Gruppencalls, 1:1-Sessions, Webinaren und Kongress-Abläufen
- Mithilfe bei Speaker-Recherche, Speaker-Anfragen und Speaker-Betreuung
- Nachfassen bei Speakern, Interview-Unterlagen, Freigaben, Bildern, Bio-Texten und offenen Rückmeldungen
- Koordination zwischen Speakern, Interview-Host, Video-Editoren und internen Teammitgliedern
- Unterstützung bei Speaker-Kommunikation, Media-Kit, Social-Media-Material und Partneraktionen
- Unterstützung im Sales- und After-Sales-Prozess
- Pflege von Teilnehmerdaten, Zugängen und Kursinhalten in Bitrix24 und Memberspot
- Vorbereitung und Kontrolle von Mailings, Formularen, Landingpages und Funnel-Schritten
- Abstimmung mit Coaches, Speakern, Video-Editoren und externen Dienstleistern laufendes Erkennen und Schliessen organisatorischer Lücken
Weitere Projekte der Unternehmensgruppe ca. 10–20%
- Unterstützung bei ausgewählten administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Kundenkommunikation und Nachfassen nach klaren Prozessen
- Pflege von Kundendaten, Unterlagen und einfachen Abläufen
- Vorbereitung von Texten, Mailings oder Webseiteninhalte
- Unterstützung bei Recherche, Bewerbungen, Social Media und interner Koordination
Was du mitbringen solltest
- Deutsch auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift
- sehr sympathische, klare und professionelle Kommunikation
- strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Freude an Organisation, Koordination und Kundenkontakt
- digitale Affinität und schnelle Einarbeitung in neue Tools
- vernetztes Denken und ein gutes Verständnis für Abläufe
- Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative
- professioneller Umgang mit Kunden, Teilnehmern und Teammitgliedern
- Erfahrung im Backoffice, in der Assistenz, Projektkoordination oder im Online-Marketing
- Bereitschaft, auf selbstständiger Basis / Rechnung zu arbeiten
Du musst nicht alles schon perfekt können. Entscheidend ist, dass du schnell lernst, Zusammenhänge erkennst, sauber kommunizierst und Verantwortung für deine Aufgaben übernimmst.
Tools, mit denen du arbeiten wirst
Idealerweise kennst du bereits einige dieser Tools oder kannst dich schnell einarbeiten:
- Onepage
- ActiveCampaign
- Bitrix24
- Memberspot
- Canva
- CapCut
- Meta Business Suite / Meta Ads Manager
- Google Drive, Google Docs und Google Sheets
- Outlook oder Gmail
- Awork
Wichtig ist nicht, dass du jedes Tool bereits perfekt beherrschst. Wichtig ist, dass du digital stark bist, dich selbstständig einarbeitest und keine Berührungsängste mit neuen Systemen hast.
Was wir dir bieten
- 100% Remote-Arbeit
- Zusammenarbeit auf selbstständiger Basis
- Start mit ca. 3–4 Stunden pro Tag
- Ausbau auf 80–100% bei guter Zusammenarbeit möglich
- langfristige Zusammenarbeit
- klare Strukturen und Prozesse
- abwechslungsreiche Aufgaben
- direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
- Verantwortung und Mitgestaltung
- sinnstiftende Projekte im Gesundheits-, Coaching- und
- Weiterbildungsbereich
- ein Umfeld, in dem gutes Mitdenken wirklich geschätzt wird
Rahmenbedingungen
Die Zusammenarbeit startet auf selbstständiger Basis mit ca. 3–4 Stunden pro Tag, idealerweise Montag bis Freitag.
Bei guter Zusammenarbeit ist ein deutlicher Ausbau möglich – perspektivisch auch Richtung 80–100%.
Wichtig ist uns eine verlässliche tägliche Erreichbarkeit während der vereinbarten Arbeitszeiten, damit Kundenanliegen, Teamfragen und offene Aufgaben zeitnah geklärt werden können.
So bewirbst du dich
Bitte beantworte im nächsten Schritt die Fragen im Bewerbungsformular so ehrlich und vollständig wie möglich.
Deine Antworten helfen uns einzuschätzen, ob diese Rolle fachlich und menschlich zu dir passt.
Wir möchten gerne wissen:
- wer du bist
- welche Erfahrungen du mitbringst
- welche Tools du bereits kennst
- wie viele Stunden du verfügbar bist
- ab wann du starten kannst
- welchen Stundenansatz du hast
- ob du auf selbstständiger Basis arbeiten kannst
- warum du gut zu dieser Rolle passt
Sehr gerne kannst du zusätzlich ein kurzes Loom-Video aufnehmen. So bekommen wir direkt einen Eindruck von dir, deiner Kommunikation und deiner Art.
Rechtliches
Kontakt
Rocket Sales GmbH
Hinterbergstrasse 24
6312 Steinhausen
ch@rocketsales.ch