Herzlich willkommen!
Projektkoordination & Geschäftsleitungsassistenz für Endlich Allergiefrei
Für Endlich Allergiefrei, Teilnehmerbetreuung, Coaching-Organisation, Funnel, Mailings und operative Projektkoordination.
Schön, dass du dich für diese Position interessierst. Wir suchen eine strukturierte, zuverlässige und mitdenkende Projektkoordination für Endlich Allergiefrei. Der Schwerpunkt dieser Rolle liegt auf dem operativen Aufbau und der laufenden Betreuung des Endlich Allergiefrei Projekts: Kongress, Teilnehmerbetreuung, Interessentenmanagement, Coaching-Organisation, Coach-Koordination, Sales-Follow-up, Funnel, Mailings und Kundenbetreuung. Aktuell steht der Endlich Allergiefrei Kongress im Vordergrund. Danach liegt der Fokus auf der sauberen Betreuung der Interessenten, Teilnehmer und Kunden sowie auf der Unterstützung beim Verkauf, der Organisation unserer Coaching-Programme und der Koordination unseres Coach-Teams. Du sorgst dafür, dass offene Aufgaben nicht liegen bleiben, Informationen rechtzeitig eingeholt werden, Teammitglieder, Coaches und Freelancer sauber koordiniert sind und Interessenten, Teilnehmer, Kunden sowie Speaker professionell betreut werden. Diese Rolle ist ideal für dich, wenn du gerne Verantwortung übernimmst, offene Themen aktiv klärst und nicht darauf wartest, dass dir jeder einzelne Schritt vorgegeben wird.
Über uns
Wir sind eine inhabergeführte Unternehmensgruppe mit mehreren digitalen und dienstleistungsorientierten Marken – unter anderem in den Bereichen Gesundheit, Coaching, Plattformen und Business Services. Unsere Arbeitsweise ist strukturiert, digital und lösungsorientiert. Wir legen Wert auf klare Abläufe, saubere Kommunikation, schnelle Umsetzung und zuverlässige Zusammenarbeit. Da mehrere Projekte parallel laufen, suchen wir eine Person, die den Überblick behält, aktiv mitdenkt und dafür sorgt, dass Aufgaben, Kundenanliegen und interne Themen nicht liegen bleiben.
Deine Rolle – kurz erklärt
In dieser Position bist du eine zentrale operative Schnittstelle für Endlich Allergiefrei. Du koordinierst Teilnehmer, Interessenten, Kunden, Coaches, Speaker, Teammitglieder und externe Dienstleister. Du sorgst dafür, dass offene Aufgaben aktiv nachgehalten werden, Informationen rechtzeitig vorliegen und Abläufe im Kongress, im Coaching-Bereich und im Sales-Follow-up sauber funktionieren. Du übernimmst Verantwortung dafür, dass operative Themen vorankommen: Du erkennst offene Punkte, priorisierst mit, koordinierst die nächsten Schritte und sorgst dafür, dass Kunden, Teilnehmer und interne Projekte zuverlässig betreut sind. Diese Rolle ist ideal für dich, wenn du gerne Verantwortung übernimmst, Zusammenhänge erkennst, selbstständig Lösungsvorschläge machst und Dinge konsequent zu Ende bringst.
Deine Hauptaufgaben
  • Kernaufgaben bei Endlich Allergiefrei Du unterstützt uns im operativen Tagesgeschäft von Endlich Allergiefrei und übernimmst Schritt für Schritt Verantwortung für Organisation, Kundenbetreuung, Coaching-Abläufe, Kongresskoordination, Funnel-Prozesse und interne Abstimmungen. Kundenkommunikation & Betreuung
  • Beantwortung von Anfragen per E-Mail, WhatsApp und teilweise Telefon
  • Betreuung von Interessenten, Teilnehmern und Kunden mit einem professionellen, sympathischen Auftreten
  • telefonisches Onboarding neuer Teilnehmer und Kunden
  • eigenständige Einordnung von Kundenanliegen und Vorbereitung passender Lösungen
  • Bearbeitung von Rückfragen und Standardanliegen mit gutem Gespür für Tonalität und Priorität
  • aktive Abstimmung mit Coaches, Team oder Geschäftsleitung, wenn Entscheidungen oder Fachinput benötigt werden
  • Nachfassen, bis Anliegen wirklich geklärt und abgeschlossen sind

Coaching-Organisation & Coach-Koordination
  • Koordination von Coaching-Terminen, Gruppencalls, 1:1-Sessions, Webinaren und Programmabläufen
  • Abstimmung mit Coaches zu Terminen, Teilnehmerfragen, Abläufen und offenen Punkten
  • Vorbereitung und Nachhalten von Teilnehmerinformationen, Zugängen und nächsten Schritten
  • Unterstützung im Sales- und After-Sales-Prozess
  • Nachfassen bei offenen Kundenanliegen, Terminen, Unterlagen und Rückmeldungen
  • Pflege von Teilnehmerdaten, Zugängen und Kursinhalten in Bitrix24 und Memberspot
Kongress- & Speaker-Koordination
  • Unterstützung bei Speaker-Recherche, Speaker-Anfragen und Speaker-Betreuung
  • Nachfassen bei Speakern, Interview-Unterlagen, Freigaben, Bildern, Bio-Texten und offenen Rückmeldungen
  • Koordination zwischen Speakern, Interview-Host, Video-Editoren und internen Teammitgliedern
  • Unterstützung bei Speaker-Kommunikation, Media-Kit, Social-Media-Material und Partneraktionen
  • Koordination von Kongress-Abläufen, Interview-Freigaben, Veröffentlichungen und offenen To-dos
Administration & Projektkoordination
  • operative Steuerung wiederkehrender Abläufe im Tagesgeschäft
  • Koordination von Terminen, Deadlines und offenen Aufgaben
  • aktive Abstimmung mit Geschäftsleitung, Team, Coaches, Speakern, Freelancern und externen Partnern
  • Pflege von Kundendaten, Teilnehmerdaten und internen Übersichten
  • Aufbau und Pflege klarer Ablage- und Dokumentenstrukturen
  • Erkennen von Engpässen und Vorschlagen pragmatischer Lösungen
  • Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsleitung
Digitale Tools & Funnel
  • Pflege und Aktualisierung von Webseiten, Landingpages und Formularen
  • Pflege von ActiveCampaign, Bitrix24, Memberspot und Onepage nach Vorgabe
  • Vorbereitung, Prüfung und Versand von Mailings und Newslettern
  • Qualitätskontrolle von Links, Formularen, Automationen, Zahlungswegen und Kursinhalten
  • Vorbereitung und Kontrolle von Mailings, Formularen, Landingpages und Funnel-Schritten
  • Erkennen technischer oder inhaltlicher Fehler und aktive Koordination der Korrektur
  • Dokumentation wichtiger Abläufe, damit Prozesse wiederholbar und übertragbar werden
Online-Marketing & Social Media
  • Mitdenken bei Social-Media- und Kampagnenplanung
  • Vorbereitung, Prüfung und Optimierung von Creatives, Texten und Anzeigen
  • Koordination von Designern, Video-Editoren und externen Dienstleistern
  • Kontrolle von Anzeigen, Links, Landingpages und Formularen vor Veröffentlichung
  • einfache Auswertung von Kampagnen, Leads und Rückmeldungen
  • Recherche von Themen, Wettbewerbern, Hooks und Content-Ideen
Weitere Projekte der Unternehmensgruppe ca. 10–20%
  • Unterstützung bei ausgewählten administrativen und organisatorischen Aufgaben
  • Kundenkommunikation und Nachfassen nach klaren Prozessen
  • Pflege von Kundendaten, Unterlagen und einfachen Abläufen
  • Vorbereitung von Texten, Mailings oder Webseiteninhalten
  • Unterstützung bei Recherche, Bewerbungen, Social Media und interner Koordination
Was du mitbringen solltest
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau in Wort und Schrift • sehr sympathische, klare und professionelle Kommunikation • strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise • Freude an Organisation, Koordination und Kundenkontakt • digitale Affinität und schnelle Einarbeitung in neue Tools • sehr starke Selbstlernkompetenz und die Fähigkeit, sich neue Tools, Abläufe und Aufgaben eigenständig zu erarbeiten • die Fähigkeit, selbstständig Lösungen zu recherchieren, Tutorials zu nutzen und Probleme pragmatisch zu lösen • keine Scheu davor, neue Systeme auszuprobieren und sich ohne ständige Anleitung einzuarbeiten • hohe Eigenverantwortung: Du wartest nicht darauf, dass dir jeder einzelne Schritt erklärt wird, sondern findest aktiv heraus, wie etwas funktioniert • vernetztes Denken und ein gutes Verständnis für Abläufe • professioneller Umgang mit Interessenten, Teilnehmern, Kunden, Coaches und Teammitgliedern • Erfahrung im Backoffice, in der Assistenz, Projektkoordination, Kundenbetreuung oder im Online-Marketing • Bereitschaft, auf selbstständiger Basis / Rechnung zu arbeiten
Tools, mit denen du arbeiten wirst
Tools, mit denen du arbeiten wirst Idealerweise kennst du bereits einige dieser Tools oder kannst dich schnell und selbstständig einarbeiten: • Onepage • ActiveCampaign • Bitrix24 • Memberspot • Canva • CapCut • Meta Business Suite / Meta Ads Manager • Google Drive, Google Docs und Google Sheets • Outlook oder Gmail • Awork • ChatGPT und andere KI-Tools • Calendly oder vergleichbare Terminbuchungstools • Zahlungs- und Kursplattformen wie Digistore24 oder Memberspot Wichtig ist nicht, dass du jedes Tool bereits perfekt beherrschst. Entscheidend ist, dass du digital stark bist, dich selbstständig einarbeitest, Lösungen recherchierst und keine Berührungsängste mit neuen Systemen hast.
Was wir dir bieten
  • Was wir dir bieten • 100 % Remote-Arbeit • Zusammenarbeit auf selbstständiger Basis / Rechnung • Start mit ca. 3–4 Stunden pro Tag • Ausbau auf 80–100 % bei guter Zusammenarbeit erwünscht • langfristige Zusammenarbeit mit wachsender Verantwortung • direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung • klare Prioritäten, kurze Entscheidungswege und schnelle Umsetzung • abwechslungsreiche Aufgaben rund um Endlich Allergiefrei, Kongress, Coaching, Funnel und Kundenbetreuung • Einblick in den Aufbau eines wachsenden Online-Coaching- und Gesundheitsprojekts • Verantwortung und Mitgestaltung, wenn du zuverlässig arbeitest und aktiv mitdenkst • ein Umfeld, in dem Selbstständigkeit, saubere Kommunikation und lösungsorientiertes Arbeiten geschätzt werden
Rahmenbedingungen
Rahmenbedingungen • Zusammenarbeit auf selbstständiger Basis / Rechnung • Start: so bald wie möglich • Pensum zum Start: ca. 3–4 Stunden pro Tag, idealerweise Montag bis Freitag • Ausbau: bei guter Zusammenarbeit ausdrücklich erwünscht, perspektivisch bis 80–100 % • Arbeitsort: 100 % remote • Sprache: Deutsch auf muttersprachlichem Niveau • Wichtig: verlässliche tägliche Erreichbarkeit während der vereinbarten Arbeitszeiten • Vergütung: nach Vereinbarung, abhängig von Erfahrung, Verfügbarkeit und Verantwortungsbereich
So bewirbst du dich
So bewirbst du dich Bitte beantworte im nächsten Schritt die Fragen im Bewerbungsformular so ehrlich und vollständig wie möglich. Wir möchten gerne wissen: • wer du bist • welche Erfahrungen du in Projektkoordination, Assistenz, Kundenbetreuung oder Online-Marketing mitbringst • welche Tools du bereits kennst • wie du vorgehst, wenn du eine Aufgabe oder ein Tool noch nicht kennst • wie viele Stunden du verfügbar bist • ab wann du starten kannst • welchen Stundenansatz du hast • ob du auf selbstständiger Basis / Rechnung arbeiten kannst • warum du gut zu Endlich Allergiefrei passt Sehr gerne kannst du zusätzlich ein kurzes Video aufnehmen. So bekommen wir direkt einen Eindruck von dir, deiner Kommunikation und deiner Art.
Rechtliches
Kontakt
Rocket Sales GmbH
Hinterbergstrasse 24
6312 Steinhausen
ch@rocketsales.ch